Rumah di Solo

ikuti Saluran WhatsApp Rumahdisolo.com. Klik WhatsApp
Beranda
Ai

Rahasia Membuat SOP Bisnis Praktis dengan ChatGPT

Pernah ngerasa SOP itu ribet, tebal, dan ujung-ujungnya cuma numpuk di folder tanpa dipakai? Tenang — kamu nggak sendirian.

Banyak UMKM dan startup yang OG (ogah) bikin SOP karena mikirnya panjang, formal, dan memakan waktu.

Padahal, SOP yang sederhana dan dipakai itu justru yang paling berguna.

Di artikel ini gue bakal kasih panduan lengkap, langkah demi langkah, plus prompt ChatGPT siap pakai untuk bikin SOP (Standard Operating Procedure) yang praktis, mudah dipahami, dan langsung bisa dipakai di bisnis kamu.

Gaya bahasa santai cocok buat remaja Indonesia.

Jadi baca pelan, praktekkan, dan kamu bakal punya SOP yang nggak cuma rapi di kertas — tapi dipakai tiap hari.

Kenapa SOP itu penting banget untuk UMKM & startup?

  • Biar kerja konsisten. SOP bikin proses yang sama dikerjakan dengan cara yang sama — hasilnya lebih stabil.
  • Biar training karyawan lebih cepat. Dengan SOP, onboarding nggak serba improvisasi.
  • Mengurangi risiko kesalahan. Kalau langkah jelas, kemungkinan lupa atau salah turun drastis.
  • Skalabilitas lebih gampang. Mau buka cabang? Copy-paste SOP, adjust sedikit.
  • Bukti profesionalitas. Investor, partner, atau pihak pemerintah sering minta dokumentasi SOP.
  • Dasar continuous improvement. Dari SOP kamu bisa ukur dan perbaiki proses.

Kata kunci penting: SOP bisnis, SOP praktis, SOP UMKM, standar operasional prosedur.

Apa itu SOP yang efektif?

SOP yang efektif bukan yang panjang, penuh jargon, dan membuat orang pusing. SOP efektif itu:

  • Singkat & jelas (point by point).
  • Menggunakan bahasa aktif dan perintah (imperative).
  • Ada siapa → apa → bagaimana → kapan → alat yang dipakai.
  • Memiliki checklist & contoh bila perlu.
  • Mudah diakses (Google Docs, Notion, atau printed).
  • Ada versi & tanggal revisi.

Mengapa pakai ChatGPT untuk bikin SOP?

ChatGPT bukan pengganti pengetahuan internal, tapi asisten super buat:

  • Menyusun draft SOP cepat.
  • Mengubah bahasa teknis jadi lebih sederhana.
  • Membuat checklist, flowchart deskriptif, dan FAQ.
  • Menyiapkan modul training & quiz untuk karyawan.
  • Menyediakan prompts ulang supaya kamu bisa skala pembuatan SOP untuk banyak proses.

Intinya: ChatGPT mempercepat langkah menulis & menyusun, biar kamu bisa fokus verifikasi & eksekusi.

Langkah-langkah membuat SOP praktis pake ChatGPT (dengan contoh prompt)

Berikut workflow ideal — sederhana tapi lengkap — untuk bikin SOP yang dipakai.

1. Tentukan ruang lingkup & tujuan SOP

Sebelum nulis, jawab dulu: SOP ini buat siapa dan untuk tujuan apa?

  • Ruang lingkup: proses apa saja yang dicakup? (contoh: penerimaan pesanan online)
  • Tujuan: apa hasil yang ingin dicapai? (contoh: pesanan terkirim dalam 24 jam)
  • Siapa yang bertanggung jawab: nama role/posisi, bukan nama orang.

Prompt ke ChatGPT:

pBuatkan template singkat "Ruang Lingkup dan Tujuan" untuk SOP penerimaan pesanan online pada toko makanan UMKM. Gunakan bahasa sederhana dan 3 poin utama untuk ruang lingkup serta 2 tujuan.

2. Kumpulkan data proses & wawancara tim (fact finding)

Keliling tanya ke orang yang ngelakuin kerjaan: step-by-step, tools yang dipakai, kendala. Catat secara raw.

  • Ambil 3–5 record proses nyata.
  • Minta foto atau video singkat proses jika perlu.
  • Catat variasi proses atau exception.

Prompt ke ChatGPT untuk bikin daftar pertanyaan wawancara:

Buat 12 pertanyaan wawancara singkat untuk user yang menangani packing & shipping produk UMKM. Fokus ke langkah, waktu yang dibutuhkan, tools, dan masalah yang sering muncul.

3. Susun outline SOP (kerangka dari umum ke spesifik)

Outline bikin tulisan rapi. Struktur SOP umum:

1. Judul SOP

2. Kode & versi

3. Tujuan & ruang lingkup

4. Definisi istilah (jika perlu)

5. Tanggung jawab (roles)

6. Alat & bahan yang dipakai

7. Langkah-langkah prosedur (urutan)

8. Checklist & formulir terkait

9. Penanganan kondisi khusus / troubleshooting

10. Lampiran (contoh form, gambar)

11. Riwayat revisi

Prompt ke ChatGPT:

Buatkan outline SOP lengkap untuk proses "Packing & Pengiriman" dengan semua bagian yang harus ada. Sertakan contoh singkat tiap bagian (1 kalimat).

4. Tulis langkah prosedur (step-by-step) — keep it simple

Tulis tiap langkah secara ringkas, pakai bullet, gunakan kata perintah (mis: Ambil, Cek, Masukkan).

  • Buat 6–12 langkah maksimal per SOP operasional supaya gampang diingat.
  • Tambahkan estimasi waktu per langkah (mis: 2 menit, 10 menit).
  • Cantumkan siapa yang bertanggung jawab di tiap langkah (role).

Prompt ke ChatGPT untuk langkah SOP:

Buat 10 langkah SOP "Penerimaan Pesanan Online" untuk toko makanan: dari notifikasi order sampai siap dikirim. Sertakan role dan estimasi waktu tiap langkah.

5. Tambahkan checklist & form (bikin action mudah)

Checklist bikin orang cepat ngecek. Buat juga form singkat misalnya "Form Packing" dengan kolom: nomor order, item, qty, tanggal, nama packing, keterangan.

Prompt ke ChatGPT:

Generate checklist packing 12 poin untuk produk makanan yang mudah rusak (cek label, tanggal kadaluarsa, seal, cooling pack). Sertakan contoh form packing sederhana dalam format tabel.

6. Buat flowchart & visual (optional tapi sangat membantu)

Gambar alur (flowchart) membantu pemahaman. ChatGPT bisa bantu membuat deskripsi flowchart yang nanti kamu gambar di Canva atau Lucidchart.

Prompt untuk flowchart description:

Deskripsikan flowchart proses "Order Processing" dengan 8 node: order masuk, verifikasi, packing, QC, label, kirim, notifikasi, closed. Sertakan kondisi cabang (mis: stok habis).

7. Tambahkan troubleshooting & exception handling

Tuliskan apa yang harus dilakukan jika terjadi error: stok habis, alamat tidak lengkap, payment failure.

Prompt:

Buat daftar tindakan darurat (5 skenario) untuk SOP "Packing & Shipping" dengan langkah cepat untuk tiap situasi: stok habis, alamat tidak valid, pembatalan mendadak, kerusakan produk, dan retur.

8. Validasi & review oleh pelaksana (uji lapangan)

Setelah draft, minta pelaksana untuk coba SOP selama 1 minggu. Catat kendala.

  • Jadwalkan sesi review 1 minggu setelah SOP diuji.
  • Siapkan feedback form yang singkat (3 pertanyaan utama).

Prompt feedback form:

Buat form feedback 5 pertanyaan untuk tim handling packing setelah mencoba SOP selama seminggu. Sertakan pilihan skala dan ruang komentar.

9. Versi, dokumentasi & distribusi

Jangan lupa tulis versi SOP, tanggal, dan siapa yang approve.

  • Gunakan format nama file yang konsisten: SOP_ProcessName_v1.0_DATE.
  • Simpan di satu tempat: Google Drive/Notion/SharePoint.
  • Buat ringkasan 1 halaman (one-pager) supaya manager dan owner bisa cek cepat.

Prompt ke ChatGPT:** 

Buatkan template "Riwayat Revisi" untuk SOP: versi, tanggal, perubahan singkat, alasan, dan approved by.

10. Training & monitoring (penerapan yang berkelanjutan)

SOP harus dilatih — buat modul singkat:

  • Sesi 30 menit onboarding + demo 1x.
  • Quiz singkat 5 soal (pass 80%).
  • Monitoring: hitung compliance rate setiap bulan.

Prompt latihan & quiz:

Buat modul training 30 menit untuk SOP customer service: outline sesi, 5 slide topik, dan 8 soal kuis pilihan ganda untuk memastikan pemahaman.

Struktur SOP praktis (template lengkap)

Berikut template SOP yang bisa langsung kamu pakai dan edit sesuai konteks:

Judul: SOP Penerimaan Pesanan Online

Kode: SOP-ORDER-001

Versi: v1.0 | Tanggal: 2025-09-XX

Disusun oleh: [Nama] | Disetujui oleh: [Nama Manager]

1. Tujuan

Menjamin pesanan online diproses dan dikirim dalam jangka waktu 24 jam dengan kualitas produk terjaga.

2. Ruang Lingkup

SOP ini berlaku untuk tim pemrosesan order, packing, quality control, dan kurir internal.

3. Definisi

  • Order: Pesanan yang masuk melalui website / marketplace.
  • Packing: Proses pengemasan produk siap kirim.

4. Tanggung Jawab

  • Admin Order: verifikasi pembayaran & input jadwal.
  • Tim Packing: packing sesuai checklist.
  • QC: cek kualitas & berat.
  • Admin Shipping:generate label & input kurir.

5. Alat & Bahan

  • Printer label, scale (timbangan), packing tape, bubble wrap, box ukuran S/M/L, cooler pack.

6. Prosedur (langkah)

1. Notifikasi Order (Admin Order) — Cek notifikasi di dashboard (0–5 menit).

2. Verifikasi Pembayaran (Admin Order) — Konfirmasi pembayaran dan update status (max 10 menit).

3. Ambil Produk (Tim Packing) — Ambil item dari rak, cek kode & qty (2 menit).

4. Packing Awal (Tim Packing) — Bungkus dengan bubble wrap & masukkan cooling pack bila perlu (5 menit).

5. QC (QC) — Cek kondisi fisik, label expired, berat. Tandai PASS/FAIL (2 menit).

6. Cetak Label & Input Kurir (Admin Shipping) — Cetak label, scan, jadwalkan pickup (3 menit).

7. Serah Terima ke Kurir / Pickup — Serahkan paket, foto resi, upload ke sistem (2 menit).

8. Update Order Status & Notifikasi Customer — Kirim WA/email konfirmasi pengiriman & ETA (1 menit).

7. Checklist Packing (lampiran)

  • [ ] Item sesuai order
  • [ ] Label tertera jelas
  • [ ] Sealed & aman
  • [ ] Cooling pack terpasang bila perlu

8. Handling Exception

  • Jika stok habis → ubah status ke "backorder" & hubungi customer via WA dalam 30 menit.
  • Jika alamat tidak valid → hubungi customer, minta konfirmasi dalam 1 jam.

9. Riwayat Revisi

  • v1.0 – [tanggal] – Dokumen awal | Disetujui: Manager Operasi

Contoh SOP lain (ringkas & siap pakai)

SOP Packing & Pengiriman (ringkasan)

  • Tujuan: kirim barang aman & tepat waktu.
  • Langkah inti: ambil order → cek item → packing → QC → label → serah kurir.
  • Kriteria QC: no dent, seal, label lengkap.

SOP Customer Service — Respon Chat (ringkas)

  • Opening script: "Halo [Nama], terima kasih sudah menghubungi [Brand]. Ada yang bisa kami bantu?"
  • SLA: Balasan pertama dalam ≤ 1 jam (jam kerja).
  • Escalation: komplain produk → escalate ke manager dalam 2 jam.

SOP Quality Control (ringkas)

  • Periksa visual produk, fungsi, dan packaging.
  • Catat di form QC dengan kode PASS/FAIL.
  • Produk FAIL → return ke produksi & recorded.

SOP Pembukuan Sederhana (ringkas)

  • Input sales daily ke Google Sheet (kolom: tanggal, order ID, revenue gross, biaya shipping, fee marketplace).
  • Pengecekan weekly: owner cek dan reconcile.

SOP Kebersihan & Sanitasi (kafetaria)

  • Area dapur: pembersihan pagi & sore.
  • Checklist harian: sink, alat masak, meja prep, lantai.
  • Catat di logbook.

Best Practices penulisan SOP (agar dipake orang)

  • Gunakan kalimat perintah (Contoh: "Cek", "Ambil", "Kirim").
  • Paragraf singkat, poin bullet untuk langkah.
  • Jangan lebih dari 12 langkah. Kalau lebih, pecah jadi sub-prosedur.
  • Sertakan contoh foto/gambar untuk langkah kritis.
  • Sebut role, bukan nama orang.
  • Masukkan estimasi waktu supaya KPI bisa diukur.
  • Tambah link ke video demo singkat (1–3 menit).
  • Gunakan bahasa sederhana — hindari istilah teknis yang tidak perlu.

Tools & integrasi yang membantu SOP dijalankan

  • Dokumentasi & sharing: Google Docs, Notion, Confluence.
  • Flowchart: Lucidchart, Draw.io, Canva.
  • Form & checklist digital: Google Forms, Typeform, Airtable.
  • Task & monitoring: Trello, Asana, ClickUp.
  • Automation: Zapier, Make — misal: saat order status "packed", trigger email ke customer.
  • Training video hosting: YouTube (private) atau Vimeo.

Integrasi contoh: Setelah SOP final, buat checklist digital di Google Forms + link ke SOP di Notion. Setiap packing selesai, staff mengisi form → data terekam → manager dapat laporan harian.

KPI & metrik untuk memonitor efektivitas SOP

  • SLA compliance rate — % tugas selesai sesuai waktu SOP.
  • Error rate — % order yang return/complaint terkait packing.
  • Time per process — waktu rata-rata per order.
  • Training pass rate — % karyawan lulus kuis SOP.
  • Audit score — hasil audit SOP bulanan (skor checklist).

Target: mulailah realistis, misal SLA 90% first 3 months.

Bank Prompt: Kumpulan Prompt ChatGPT Siap Pakai untuk Semua Tahap SOP

Gunakan prompt ini copy-paste ke ChatGPT untuk mempercepat pembuatan SOP.

A. Prompt buat outline SOP lengkap

Buat outline SOP lengkap untuk proses [nama proses], misal "Packing & Shipping" di UMKM makanan. Sertakan: tujuan, ruang lingkup, tanggung jawab, alat & bahan, langkah-langkah utama (10 langkah), checklist, penanganan exception, lampiran, dan riwayat revisi.

B. Prompt buat langkah terperinci

Tulis 10 langkah prosedur rinci untuk SOP [nama proses]. Setiap langkah 1-2 kalimat, sertakan role yang bertanggung jawab dan estimasi waktu untuk setiap langkah.

C. Prompt buat checklist & form

Buat checklist packing 12 poin dan template form packing dalam format tabel dengan kolom: order_id, item, qty, packed_by, date, notes.

D. Prompt buat flowchart deskripsi

Deskripsikan flowchart proses [nama proses] dengan node dan kondisi cabang (if stok habis, if payment failed). Buat langkah per node agar desainer mudah bikin diagram.

E. Prompt buat SOP versi singkat (one-pager)

Ringkas SOP [nama proses] jadi one-pager 250 kata yang bisa jadi handout training karyawan.

F. Prompt buat module training & quiz

Buat modul training 30 menit untuk SOP [nama proses], termasuk outline materi, 5 poin demo, dan 8 soal quiz pilihan ganda dengan jawaban.

G. Prompt buat handling exception

Buat 6 skenario exception untuk [nama proses] dan berikan langkah tanggap darurat yang harus dilakukan operator serta siapa yang harus dihubungi.

H. Prompt buat SOP sesuai regulasi

Buat checklist compliance regulasi (BPOM/PIRT/halal) untuk SOP produksi makanan skala UMKM di Indonesia. Sertakan langkah yang harus dipenuhi sebelum produk dipasarkan.

I. Prompt buat template riwayat revisi

Buat tabel "Riwayat Revisi" yang berisi: versi, tanggal, perubahan singkat, alasan perubahan, disetujui oleh.

J. Prompt untuk localization (bahasa & tone)

Ubah SOP ini ke bahasa yang lebih santai dan mudah dipahami untuk karyawan baru (style: ngobrol, cocok usia 18-25). Pertahankan maksud prosedur.

Checklist final sebelum SOP di-deploy

  • [ ] Draft SOP sudah di-review oleh pelaksana.
  • [ ] Uji pilot minimal 1 minggu.
  • [ ] Feedback diintegrasikan.
  • [ ] Versi final diberi nomor & disimpan di repository.
  • [ ] Training singkat & quiz selesai untuk tim.
  • [ ] Checklist digital siap dipakai.
  • [ ] KPI monitoring setup (sheet/dashboard).
  • [ ] Jadwal review SOP (mis: setiap 6 bulan).

Studi Kasus singkat: Warung Kopi "NgopiAja" (ilustrasi hasil nyata)

Masalah: Pemilik warung sering dapat komplain karena pesanan terlambat dan kopi tumpah selama pengiriman.

Solusi: Buat SOP penerimaan order + SOP packing & shipping + training singkat 1 hari.

Langkah yang diambil:

1. Wawancara barista & kurir → tim menemukan 3 titik masalah.

2. Pakai ChatGPT buat draft SOP dan checklist.

3. Uji selama 2 minggu → perbaiki ukuran cup & kemasan.

4. Deploy + monitoring.

Hasil: Waktu pengiriman rata-rata turun 25%, komplain packing turun 60% setelah 1 bulan.

Hasil ini timpa biayanya kecil — mainly perbaikan packaging & pelatihan ulang.

Kesalahan umum & bagaimana menghindarinya

  • SOP terlalu panjang & teoretis → pecah jadi modul singkat.
  • Bahasa formal susah dimengerti → ubah jadi perintah singkat.
  • Tidak diuji di lapangan→ selalu pilot terlebih dahulu.
  • Tidak ada versi & tanggal → bikin kebingungan; selalu versi.
  • Tidak diakses oleh tim → simpan di tempat yang semua bisa akses (mobile friendly).
  • Tidak diukur → pasang KPI sederhana.

FAQ singkat (pertanyaan yang sering muncul)

Q: Berapa panjang SOP yang ideal?

A: Untuk proses operasional satu tugas, 1 halaman (250–500 kata) lebih ideal. Kalau lebih panjang, pecah jadi bagian.

Q: ChatGPT bisa menggantikan SOP writer manusia?

A: Nggak. ChatGPT mempercepat penulisan dan memberikan draft berkualitas. Tetapi validasi & penyesuaian lapangan tetap perlu manusia.

Q: Berapa sering harus revisi SOP?

A: Setidaknya tiap 6 bulan, atau saat ada perubahan besar (produk baru, sistem baru).

Penutup — Mulai sekarang juga: praktik 7 hari bikin SOP pertama

Gini rencananya:

1. Pilih 1 proses paling sakit (pain point) di usaha kamu.

2. Jalankan wawancara 15 menit dengan pelaksana.

3. Pakai 1 prompt dari bank prompt di atas untuk generate draft.

4. Uji selama seminggu.

5. Revisi & deploy.

SOP yang dipakai lebih berharga daripada SOP sempurna yang nggak dipakai.

Pakai ChatGPT sebagai asisten nulis dan kamu fokus ke verifikasi & eksekusi.

Semangat bikin SOP praktis — biar kerja tim makin rapi, efisien, dan bisnis kamu lebih scalable.

Siswi SMK Muhammadiyah 1 sukoharjo yang cerdas, Bersemangat, dan Berintegritas. Profil Lengkap saya
Rumah di Solo.